Ukládání datových zpráv
Praha - Jednou z výtek k datovým schránkám je smazání datové zprávy z datové schránky po uplynutí 90 dnů ode dne jejího doručení. Proč je datová zpráva mazána? Proč nemůže být archivována delší dobu, nejlépe napořád? A proč se za to musí platit?
Ptáte se správně, ale zkuste se zamyslet, proč tomu tak je. Jak je to s písemnými zásilkami?
Všichni už jsme asi zažili situaci, kdy nám něco do obyčejné schránky prostě nedošlo, nebo došlo potrhané, zašpiněné, apod. Pro účely uchování opravdu důležitých dokumentů je tedy tento způsob, jemně řečeno nevhodný. Lze tomu předejít, např. tím, že si můžete na poště zřídit P.O.BOX, tedy zamykatelnou poštovní přihrádku, která bude jenom „vaše“ a nebudete mít strach, že by se mohlo stát něco z výše uvedeného. Do této schránky vám budou doručovány všechny zásilky, které si tak nastavíte. Ale budou tam pořád? Samozřejmě, že nebudou. P.O.BOX bude „váš“ pouze po dobu zaplaceného nájmu. Tedy i tady musíte za službu uschování platit. A co dál? Co s dokumenty, u kterých předpokládáte jejich další využití?
Doručenou poštu/dokumenty si vyzvednete a co pro vás bude důležité, to si někam fyzicky uložíte do šuplíku a budete doufat, že to tam později najdete. Ale kdo z nás, má takovou paměť, že i za pár měsíců nebo let, bude vědět, kde má co uloženo? Ti „zkušenější“ si proto raději takový dokument rovnou naskenují a uloží ve svém počítači či rovnou na disk. Ti ještě „modernější“ si dokonce nechají dokument rovnou autorizovaně konvertovat na Czech POINTu. A tady jsme na konci té cesty, která většinou končí zase v elektronické podobě, protože je prostě bezpečnější...
A teď se vraťme k datové schránce. Jakmile dostanu upozornění (ať už sms nebo emailem) o doručení nové datové zprávy, vím, že tam bude uložena 90 dnů. Pokud uznám za vhodné, že bych dokument z datovky mohl někdy potřebovat a chci si ho proto uložit, tak
nejjednodušší je uložit si celou datovou zprávu včetně obálky (.zfo) do svého počítače, odkud je následně, v ideálním případě, uložena na mé zálohovací zařízení. Celý proces je rychlý a tak nějak jednodušší, nezdá se vám? Samozřejmě lze využít i službu datový trezor, ale ta je za peníze – stejně jako třeba zmiňovaný P.O.BOX. V každém případě, nemusím manipulovat s papírem, tisknout, skenovat, konvertovat, atd. Jedním otevřením datovky si zprávu (vč. všech dokumentů a příloh) stáhnu do počítače a mám jistotu, že to tam vždycky najdu. A co víc, mohu s tím ihned zase pracovat, reagovat a případně posílat dál.
Jsem zvyklý komunikovat elektronicky, taky proto jsem si datovku zřídil. Nedávalo by smysl, abych měl datovku a přitom chtěl chodit na poštu, trávil hromadu času ve frontách a vyzvedával si obálky od úředníků. Prostě držím elektronický originál, jehož pravost jsem schopen prokázat službou Ověření datové zprávy přímo v prostředí datovek. A pokud někdo bude pořád namítat, že někteří poskytovatelé mailových služeb umožňují bezplatně uložit x GB dat, ať si nejdřív pozorně přečte jejich licenční podmínky. Možná se bude divit, co všechno, bez vašeho vědomí, může být nenávratně smazáno. Já raději spoléhám sám na sebe.
Zdroj: Facebook Oficiální stránky Datových schránek
