Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Úvodní údaje o správci

NEWPS.CZ s.r.o.

IČO: 25625632

se sídlem: Vyskočilova 1422/1a, Michle, 140 00 Praha 4

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 55889

internetové stránky: www.newps.cz

(dále jen „společnost“)

Společnost při své činnosti získává a používá osobní údaje fyzických osob (subjektů údajů). Tento dokument shrnuje, koho se zpracování osobních údajů společností týká, za jakými účely jsou osobní údaje využívány, v jakém rozsahu, na základě jakého právního titulu a po jakou dobu jsou uchovávány. Současně obsahuje informace o způsobu zpracování a právech osob, jejichž osobní údaje společnost zpracovává, to vše v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Osobními údaji se v souladu s GDPR rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou osobou se rozumí fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

1. PŘEHLED JEDNOTLIVÝCH ČINNOSTÍ, PŘI KTERÝCH DOCHÁZÍ KE ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost níže uvádí rozsah zpracování osobních údajů jednotlivých kategorií subjektů údajů:

1.1 ZÁKAZNÍCI, KTEŘÍ JSOU PODNIKAJÍCÍMI FYZICKÝMI OSOBAMI

1.1.1. Příprava, uzavření a plnění smluvního vztahu

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: jednání o budoucí spolupráci, sjednání smluvních podmínek, uzavření smlouvy, jednání o změnách smlouvy, poskytování objednaných služeb, vyřizování reklamací a vedení související komunikace.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno a příjmení, obchodní firma, IČO, DIČ, sídlo nebo místo podnikání, doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, bankovní spojení, podpis subjektu údajů a údaje o zápisu ve veřejném rejstříku.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu jednání o smlouvě, po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po dobu trvání promlčecích lhůt.

Právním důvodem zpracování je plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů dle čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR.

1.1.2. Plnění účetních, daňových a evidenčních povinností společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: vedení účetnictví, vystavování a evidence účetních a daňových dokladů, plnění povinností vůči finančním a jiným orgánům a archivace povinné dokumentace.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zpravidla deset let, nestanoví-li právní předpis pro konkrétní dokument jinou dobu.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na správce vztahují dle čl. 6. odst. 1. písm. c) GDPR.

1.1.3. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence smluvní dokumentace a komunikace se subjektem údajů pro případ uplatnění pohledávky, řešení reklamace, právního sporu nebo obhajoby proti nároku jiné osoby.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání smlouvy a po jejím ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích nebo jiných lhůt. V případě soudního sporu až do jeho pravomocného skončení.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti na ochraně jejího majetku, prokazování právních skutečností a určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků společnosti dle čl. 6. odst. 1. písm. f) GDPR.

1.1.4. Nabídka obdobných služeb stávajícím zákazníkům

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: informování stávajících zákazníků o vlastních službách nebo produktech, které jsou obdobné službám nebo produktům již dříve poskytnutým.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení a e-mailová adresa.

Společnost zpracovává osobní údaje po dobu 1 roku od posledního poskytnutí služby, nedojde-li dříve k odmítnutí zasílání obchodních sdělení nebo ke vznesení námitky proti zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu.

Právní důvod zpracování je oprávněný zájem společnosti na přímém marketingu a zasílání obchodních sdělení za podmínek stanovených zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, dle čl. 6. odst. 1 písm. f) GDPR.

1.2. OSOBY JEDNAJÍCÍ ZA ZÁKAZNÍKA NEBO ZAJIŠŤUJÍCÍ KOMUNIKACI SE SPOLEČNOSTÍ NA STRANĚ ZÁKAZNÍKA

1.2.1. Příprava, uzavření a plnění smluvního vztahu se zákazníkem

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: jednání o budoucí spolupráci se zákazníkem, sjednání smluvních podmínek, uzavření smlouvy, jednání o změnách smlouvy, předávání informací a pokynů, koordinace poskytovaných služeb, vyřizování reklamací a vedení související komunikace se zákazníkem.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, pracovní pozice nebo funkce, služební e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu, po kterou subjekt údajů jedná za zákazníka nebo vystupuje jako jeho kontaktní osoba, po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a následně po dobu trvání příslušných promlčecích lhůt.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti a zákazníka na navázání, správě a řádném plnění vzájemného smluvního vztahu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

1.2.2. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence smluvní dokumentace a komunikace se zákazníkem, doložení oprávnění subjektu údajů jednat za zákazníka a prokazování skutečností významných pro uplatnění pohledávky, řešení reklamace, právního sporu nebo obhajoby proti nároku jiné osoby.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, pracovní pozice nebo funkce, služební e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a po jeho ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt. V případě soudního nebo jiného právního sporu až do jeho pravomocného skončení.

1.2.3. Nabídka obdobných služeb kontaktním osobám stávajících zákazníků

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: informování kontaktních osob stávajících zákazníků o vlastních službách nebo produktech společnosti, které jsou obdobné službám nebo produktům již dříve poskytnutým zákazníkovi.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, služební e-mailová adresa.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu jednoho roku od posledního poskytnutí služby zákazníkovi, nedojde-li dříve k odmítnutí zasílání obchodních sdělení nebo ke vznesení námitky proti zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti na přímém marketingu a zasílání obchodních sdělení za podmínek stanovených zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

1.3. UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ

1.3.1. Realizace výběrového řízení

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: přijetí a posouzení žádosti o zaměstnání, vedení komunikace s uchazečem, organizace pracovních pohovorů a rozhodnutí o případném uzavření pracovněprávního vztahu.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o vzdělání, odborné kvalifikaci, znalostech a dosavadní pracovní praxi, popřípadě další osobní údaje uvedené v životopisu uchazečem o zaměstnání, nebo zjištěné v rámci výběrového řízení.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání výběrového řízení a po nezbytně nutnou dobu po jeho ukončení za účelem administrativního uzavření výběrového řízení.

Právním důvodem zpracování je provedení opatření přijatých před uzavřením pracovní smlouvy nebo jiné pracovněprávní dohody na žádost subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

1.3.2. Evidence uchazeče pro účely budoucích výběrových řízení

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence uchazeče v databázi zájemců o zaměstnání a možnost jeho oslovení v případě otevření jiné vhodné pracovní pozice.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu uvedenou v uděleném souhlasu, nejdéle do odvolání souhlasu subjektem údajů.

Právním důvodem zpracování je souhlas subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

1.4. ZAMĚSTNANCI PRACUJÍCÍ NA ZÁKLADĚ PRACOVNÍ SMLOUVY A DOHOD MIMO PRACOVNÍ POMĚR

1.4.1. Uzavření a plnění pracovněprávního vztahu

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: jednání o uzavření pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti, uzavření a změny příslušné smlouvy nebo dohody, přidělování a organizace práce, evidence pracovního zařazení, pracovní doby, dovolené a překážek v práci a plnění dalších práv a povinností vyplývajících z pracovněprávního vztahu.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, podpis subjektu údajů, bankovní spojení, údaje z dokladu totožnosti v nezbytném rozsahu, údaje o vzdělání, odborné kvalifikaci a předchozí praxi, pracovní pozice, údaje o zdravotním stavu.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu jednání o uzavření pracovněprávního vztahu a po celou dobu jeho trvání.

Právním důvodem zpracování je plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Ve vztahu k údajům o zdravotním stavu je právním důvodem zpracování rovněž čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR, v návaznosti na povinnost společnosti nepřipustit výkon práce neodpovídající zdravotní způsobilosti zaměstnance podle § 103 odst. 1 písm. a) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a v souladu se zákonem č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, upravujícím posuzování zdravotní způsobilosti k práci.

1.4.2. Plnění mzdových, účetních, daňových, pojistných a evidenčních povinností společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: výpočet a výplata mzdy nebo odměny, vedení mzdových listů a personální evidence, odvádění daně z příjmů, pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, provádění zákonných srážek, uplatňování daňových slev a zvýhodnění, plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci a archivace povinné dokumentace.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, bankovní spojení, podpis subjektu údajů, rodinný stav, údaje o dětech a dalších vyživovaných osobách.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, maximálně po dobu 30 let, ledaže právní předpisy stanoví jinou lhůtu.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost jako zaměstnavatele vztahují, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.4.3. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: řešení škodních událostí, pracovněprávních sporů, kontrol orgánů veřejné moci a uplatňování nebo obhajoba právních nároků společnosti.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, podpis subjektu údajů, údaje o pracovním zařazení.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání pracovněprávního vztahu a po jeho ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt. V případě soudního nebo jiného právního sporu až do jeho pravomocného skončení.

1.5. RODINNÍ PŘÍSLUŠNÍCI ZAMĚSTNANCŮ, VYŽIVOVANÉ OSOBY

1.5.1. Plnění mzdových, účetních, daňových, pojistných a evidenčních povinností společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: výpočet a výplata mzdy nebo odměny zaměstnanců, vedení personální evidence, odvádění daně z příjmů, pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, provádění zákonných srážek, uplatňování daňových slev a zvýhodnění, posuzování, poskytování a evidence pracovněprávních nároků zaměstnanců souvisejících s péčí o dítě nebo jinou osobu, mateřskou, otcovskou a rodičovskou dovolenou a překážkami v práci, plnění povinností v oblasti sociálního zabezpečení, nemocenského pojištění a veřejného zdravotního pojištění, plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci a archivace povinné dokumentace.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, informace o studiu nebo zaměstnání, držení průkazu ZTP/P, stupeň závislosti osoby, o kterou zaměstnanec pečuje, existence a rozsah vyživovací povinnosti, čerpání mateřské, otcovské nebo rodičovské dovolené, péče o nemocné dítě nebo jinou osobu, úmrtí rodinného příslušníka.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, maximálně po dobu 30 let, ledaže právní předpisy stanoví jinou lhůtu.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost jako zaměstnavatele vztahují, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Ve vztahu k údajům o zdravotním stavu je právním důvodem zpracování rovněž čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR

1.6. DODAVATELÉ, KTEŘÍ JSOU PODNIKAJÍCÍMI FYZICKÝMI OSOBAMI

1.6.1. Příprava, uzavření a plnění smluvního vztahu

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: poptávání zboží nebo služeb, jednání o budoucí spolupráci, sjednání smluvních podmínek, uzavření smlouvy, jednání o změnách smlouvy, objednávání a přebírání zboží nebo služeb, vyřizování reklamací a vedení související komunikace.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu jednání o smlouvě, po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po dobu trvání promlčecích lhůt.

1.6.2. Plnění účetních, daňových a evidenčních povinností společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: vedení účetnictví, evidence a úhrada účetních a daňových dokladů, plnění povinností vůči finančním a jiným orgánům a archivace povinné dokumentace.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost vztahují, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.6.3. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence smluvní dokumentace a komunikace s dodavatelem pro případ uplatnění pohledávky, řešení vadného plnění, náhrady škody, právního sporu nebo obhajoby proti nároku jiné osoby.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání smlouvy a po jejím ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt. V případě soudního nebo jiného právního sporu až do jeho pravomocného skončení.

1.7. OSOBY JEDNAJÍCÍ ZA DODAVATELE NEBO ZAJIŠŤUJÍCÍ KOMUNIKACI ZA DODAVATELE

1.7.1. Příprava, uzavření a plnění smluvního vztahu s dodavatelem

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: komunikace při poptávání zboží nebo služeb, jednání o budoucí spolupráci, sjednání smluvních podmínek, uzavření smlouvy, jednání o změnách smlouvy, předávání objednávek a pokynů, koordinace dodávek, vyřizování reklamací a vedení související komunikace s dodavatelem.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, pracovní pozice nebo funkce, služební e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu, po kterou subjekt údajů jedná za dodavatele nebo vystupuje jako jeho kontaktní osoba, po dobu trvání smluvního vztahu s dodavatelem a následně po dobu trvání příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti a dodavatele na navázání, správě a řádném plnění vzájemného smluvního vztahu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

1.7.2. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence smluvní dokumentace a komunikace s dodavatelem, doložení oprávnění subjektu údajů jednat za dodavatele a prokazování skutečností významných pro řešení vadného plnění, náhrady škody, právního sporu nebo jiného právního nároku.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, pracovní pozice nebo funkce, služební e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu s dodavatelem a po jeho ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt. V případě soudního nebo jiného právního sporu až do jeho pravomocného skončení.

1.8. NÁVŠTĚVNÍCI INTERNETOVÝCH STRÁNEK

Společnost provádí na svých internetových stránkách zpracování osobních údajů prostřednictvím cookies, a to v souladu s GDPR a s § 89 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích.

Cookies jsou malé datové soubory, které server umisťuje do počítače či mobilního zařízení uživatele při návštěvě internetové stránky, a které umožňují internetové stránce zapamatovat si úkony, nastavení či preference uživatele. Cookies samy o sobě nepředstavují bezpečnostní riziko pro počítač či mobilní zařízení uživatele.

Společnost používá cookies zejména pro účely řádného zajištění chodu internetových stránek (nezbytné cookies), zapamatování preferencí uživatele (funkční cookies) a přizpůsobení obsahu internetových stránek zájmům uživatele (analytické a marketingové cookies). Zpracování nezbytných cookies nevyžaduje souhlas uživatele. Ostatní kategorie cookies společnost zpracovává pouze na základě souhlasu uživatele, který může uživatel kdykoliv odmítnout nebo odvolat v nastavení cookies na internetové stránce, a to stejně snadno, jako byl udělen.

Podrobné informace o jednotlivých druzích cookies, nástrojích třetích stran a době jejich uchování jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady používání souborů cookies, dostupném na internetové stránce společnosti.

1.9. OSOBY, KTERÉ KONTAKTUJÍ SPOLEČNOST

1.9.1. Vyřízení dotazu nebo jiného požadavku

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: přijetí a zodpovězení dotazu, žádosti, podnětu, stížnosti nebo jiné zprávy, poskytnutí požadovaných informací a vedení případné navazující komunikace.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, název organizace, kterou subjekt údajů zastupuje.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu nezbytnou pro vyřízení dotazu nebo jiného požadavku a vedení navazující komunikace. Je-li komunikace významná pro ochranu práv společnosti, může být uchovávána po dobu trvání příslušných promlčecích lhůt.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti na přijímání a vyřizování příchozí komunikace dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Pokud se komunikace týká možného uzavření smlouvy se subjektem údajů, je právním důvodem rovněž provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

1.10. JEDNATEL SPOLEČNOSTI

1.10.1. Výkon funkce jednatele a vedení korporátní agendy

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: vznik a zánik funkce jednatele, provádění výkonu funkce, vedení korporátní dokumentace, přijímání a evidence rozhodnutí orgánů společnosti.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu výkonu funkce subjektu údajů a následně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, případně po dobu trvání promlčecích nebo jiných právních lhůt.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost vztahují podle právních předpisů dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.10.2. Plnění smlouvy o výkonu funkce jednatele

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: uzavření a změny smlouvy o výkonu funkce jednatele, stanovení podmínek výkonu funkce, poskytování sjednaných plnění a plnění dalších práv a povinností vyplývajících ze smlouvy o výkonu funkce.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu jednání o smlouvě o výkonu funkce a po dobu trvání právního vztahu založeného touto smlouvou.

1.10.3. Plnění účetních, daňových, pojistných a evidenčních povinností společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: výpočet a výplata odměny za výkon funkce, odvádění daní a pojistného, provádění zákonných srážek, vedení účetních, daňových a mzdových dokladů, plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci a archivace povinné dokumentace.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu stanovenou účetními, daňovými, pojistnými a archivačními právními předpisy. Doba zpracování jednotlivých dokumentů se může lišit a u některých dokumentů může dosahovat několika desítek let.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost vztahují, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.10.4. Ochrana a uplatňování práv společnosti

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: evidence korporátní a smluvní dokumentace, doložení průběhu výkonu funkce, přijímání rozhodnutí a plnění povinností jednatele a ochrana společnosti pro případ vzniku škody, právního sporu nebo jiného právního nároku.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, e-mailová adresa, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu výkonu funkce a po jejím ukončení nejméně po dobu běhu příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt. V případě soudního nebo jiného právního sporu až do jeho pravomocného skončení.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti na řádném fungování její korporátní struktury, ochraně jejího majetku, prokazování právních skutečností a určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků společnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

1.11. KONTAKTNÍ OSOBY SPOLEČNÍKŮ SPOLEČNOSTI

1.11.1. Komunikace a správa korporátních záležitostí

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: komunikace se společníkem nebo společnosti, předávání korporátních, účetních a jiných podkladů, organizace rozhodování společníků, koordinace výkonu jejich práv a správa záležitostí společnosti.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu, po kterou subjekt údajů vystupuje jako kontaktní nebo oprávněná osoba společníka společnosti, a následně po dobu uchovávání související korporátní dokumentace nebo po dobu trvání příslušných promlčecích nebo jiných právních lhůt.

Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem společnosti, jejího společníka nebo vlastníka na zajištění vzájemné komunikace, řádné správě korporátních vztahů a výkonu práv spojených s účastí ve společnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

1.11.2. Plnění právních povinností souvisejících s korporátní agendou

Společnost v rámci této činnosti zpracovává osobní údaje za těmito účely: plnění právních povinností společnosti, vedení zápisů a dokumentů o rozhodování společníků a poskytování součinnosti orgánům veřejné moci.

Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, podpis subjektu údajů.

Společnost zpracovává výše uvedené osobní údaje po dobu stanovenou právními předpisy upravujícími obchodní korporace, veřejné rejstříky, účetnictví a archivaci příslušné dokumentace.

Právním důvodem zpracování je splnění právních povinností, které se na společnost vztahují, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

1.12 OSOBY, JEJICHŽ ÚDAJE JSOU UVEDENY V INFORMAČNÍCH SYSTÉMECH ZÁKAZNÍKŮ SPOLEČNOSTI

1.12.1 Plnění smluv uzavřených se zákazníky společnosti

Společnost v postavení zpracovatele osobních údajů zpracovává na základě smluv uzavřených se svými zákazníky osobní údaje subjektů údajů, které jsou uloženy v informačních systémech, které společnost spravuje pro své zákazníky. Účelem zpracování je řádné plnění smluv se zákazníky společnosti.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, datum narození, místo a okres narození, druh a číslo dokladu totožnosti, datum úmrtí, identifikátor datové schránky, případně další osobní údaje uvedené v informačních systémech.

Společnost zpracovává osobní údaje po dobu, po kterou mu to stanoví smlouva uzavřená se zákazníkem, případě pokyn zákazníka, který je správcem těchto osobních údajů.

Právním důvodem je plnění povinností, které jsou na společnost kladeny smlouvou uzavřenou se zákazníkem.

2. POSKYTNUTÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Poskytnutí osobních údajů může být podle konkrétní situace smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez údajů nezbytných pro uzavření a plnění smlouvy nebo pro splnění zákonných povinností nemusí být Společnost schopna navázat příslušný vztah, poskytnout službu, přijmout dodávku nebo splnit jinou požadovanou povinnost.

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, je poskytnutí osobních údajů dobrovolné. Neudělení souhlasu nemá vliv na jiné činnosti společnosti, které nejsou na tomto souhlasu závislé.

3. ODVOLÁNÍ SOUHLASU

Je-li zpracování založeno na souhlasu, může dotčená osoba svůj souhlas kdykoliv odvolat, zejména zasláním zprávy na adresu info@newps.cz nebo prostřednictvím odkazu uvedeného v příslušném obchodním sdělení či nastavení cookies.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Současně se nedotýká zpracování, pro které má společnost jiný právní důvod.

4. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1. Seznam příjemců a zpracovatelů osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny zejména následujícím zpracovatelům a příjemcům osobních údajů:

právním poradcům;
poskytovateli e-mailového klienta, cloudových služeb;
poskytovatelům poštovních, přepravních a kurýrních služeb;
poskytovatelům marketingových, analytických a cookie nástrojů;
bankám, pojišťovnám a poskytovatelům platebních služeb;
orgánům finanční správy, správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám, soudům, policii a dalším orgánům veřejné moci, vyžaduje-li předání právní předpis.

Dodavatelé, kteří zpracovávají osobní údaje pouze podle pokynů společnosti, vystupují jako zpracovatelé a jsou vázáni odpovídajícími smluvními a bezpečnostními povinnostmi.

4.2. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří dodavatelé mohou osobní údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě společnost využívá některý z právních mechanismů stanovených právními předpisy, zejména rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany nebo standardní smluvní doložky, v případě předávání osobních údajů do USA využívá společnost dodavatele, kteří jsou certifikovanými společnostmi uvedenými na seznamu US-EU Data Privacy Framework a osobní údaje jim mohou být předávány na základě prováděcího rozhodnutí Evropské komise č. 2023/1795 ze dne 10. července 2023.

5. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické i listinné podobě. Společnost neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by vůči dotčené osobě vyvolávalo právní nebo jinak obdobně významné účinky.

6. OCHRANA A ZABEZPEČENÍ ÚDAJŮ

Společnost přijímá přiměřená technická a organizační opatření s cílem zabránit neoprávněnému přístupu, změně, ztrátě, zničení nebo jinému zneužití osobních údajů.

Dojde-li k porušení zabezpečení osobních údajů, společnost incident vyhodnotí a přijme odpovídající nápravná opatření. Pokud je pravděpodobné, že porušení bude mít za následek riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí společnost tuto skutečnost Úřadu pro ochranu osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin od okamžiku, kdy se o porušení dozvěděla, v souladu s čl. 33 GDPR. Pokud by porušení zabezpečení mohlo mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody dotčených fyzických osob, budou tyto osoby o incidentu informovány rovněž bez zbytečného odkladu, v souladu s čl. 34 GDPR.

7. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

7.1. Právo na přístup k osobním údajům dle čl. 15 GDPR

Subjekt údajů může požádat o potvrzení, zda společnost zpracovává jeho osobní údaje. Pokud ano, má právo získat přístup k těmto údajům a informace zejména o účelu zpracování, kategoriích údajů, příjemcích, plánované době uchování a právech souvisejících se zpracováním, to vše v souladu s čl. 15 GDPR.

Subjekt údajů může rovněž požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Společnost za poskytnutí další kopie osobních údajů může požadovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.

Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.

7.2. Právo na opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR

Subjekt údajů může požadovat opravu nepřesných nebo neaktuálních osobních údajů a doplnění údajů, které jsou s ohledem na účel zpracování neúplné.

7.3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) dle čl. 17 GDPR

Subjekt údajů může požadovat výmaz osobních údajů v následujících případech:

osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
subjekt údajů vznese oprávněné námitky proti zpracování osobních údajů,
osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky,
osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu, který udělilo dítě.

Pokud je dán některý z výše uvedených důvodů, je společnost povinna osobní údaje subjektu údajů bez zbytečného odkladu vymazat.

Právo na výmaz se neuplatní v případech, kdy je další zpracování nezbytné například pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

7.4. Právo na omezení zpracování dle č. 18 GDPR

Subjekt údajů může požádat omezení zpracování osobních údajů ze strany společnosti v následujících případech:

subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

7.5. Právo na přenositelnost osobních údajů dle čl. 20 GDPR

Pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů nebo z titulu plnění smlouvy, a zároveň probíhá automatizovaně, může subjekt údajů získat údaje, které společnosti poskytnul, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. V těchto případech je subjekt údajů rovněž oprávněn požadovat, aby společnost předala osobní údaje o subjektu údajů jinému správci.

7.6. Právo vznést námitku dle čl. 21 GDPR

Je-li zpracování založeno na oprávněném zájmu, může subjekt údajů z důvodů týkajících se její konkrétní situace vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů.

Námitka bude vyhodnocena a následně společnost subjektu údajů sdělí, zda námitce bylo vyhověno a údaje společnost nebude nadále zpracovávat nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.

Proti zpracování pro účely přímého marketingu lze námitku vznést kdykoliv a bez uvedení důvodu. Po jejím uplatnění nebudou osobní údaje pro tento účel dále používány.

7.7. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování dle čl. 22 GDPR

Subjekt údajů má za podmínek stanovených právními předpisy právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, pokud by takové rozhodnutí mělo právní nebo obdobně významné účinky.

Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem údajů a společností nebo je založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů; v těchto případech však má subjekt údajů právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí ze strany společnosti, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí.

7.8. Právo podat stížnost u dozorového úřadu dle čl. 77 GDPR

Domnívá-li se subjekt údajů, že společnost zpracovává jeho osobní údaje v rozporu s právními předpisy, může podat stížnost u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

Tím není dotčena možnost obrátit se nejprve přímo na společnost prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v úvodu.

8. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Společnost je oprávněna tento dokument průběžně aktualizovat, zejména v návaznosti na změny své činnosti, používaných technologií, dodavatelů nebo právních předpisů.

Aktuální znění je dostupné na internetových stránkách společnosti nebo na vyžádání prostřednictvím uvedených kontaktních údajů.

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 1. 8. 2026.